Sygnalista zgłoszenia zewnętrzne
1. Dane adresowe:
Burmistrz Gostynia Rynek 2 63-800 Gostyń,
adres poczty elektronicznej - um@gostyn.pl
adres do e-doręczeń: AE:PL-85244-42160EDFVW-16, epuap 3004023/skrytka
adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny-www.biuletyn.gostyn.pl
2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:
1) Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych;
2) Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa;
3) Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń;
4) Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych.
3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego
1) Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
a) dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu,
b) datę i miejsce sporządzenia,
c) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
d) opis nieprawidłowości związanych z naruszeniem zauważonych w związku z wykonywaniem pracy.
2) Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
3) Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych są upoważnieni imiennie pracownicy;
4) Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest zobowiązany do:
a) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie,
b) niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
5) Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniu prawa rejestrowane są przez upoważnionego pracownika – koordynatora ds. przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa zwanego dalej Koordynatorem;
6) Rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawiera:
a) numer zgłoszenia,
b) przedmiot naruszenia prawa,
c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
d) datę dokonania zgłoszenia,
e) wskazanie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, do którego zgłoszenie zostało przekazane oraz datę przekazania,
f) datę poinformowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych,
g) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust.1 ustawy.
7) Koordynator wystawia potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego, niezwłocznie nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem, albo występują uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty.
8) Zespół w skład, którego wchodzą sekretarz gminy jako przewodniczący zespołu oraz Koordynator:
a) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa lub zgłoszenie nie dotyczy obszaru należącego do kompetencji Burmistrza, przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego, o czym informuje sygnalistę,
b) rozpatruje zgłoszenie jeżeli dotyczy ono informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Burmistrza,
c) podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności,
d) wydaje zaświadczenie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia żądania wydawania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,
e) zwraca się o wyjaśnienie lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty.
4. Informacja zwrotna
Przekazuje się informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy od daty zgłoszenia zewnętrznego. Informacja powinna zawierać ostateczny wynik postępowania wyjaśniającego wszczętego na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
5. Zasada poufności mająca zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.
6. Zasady przetwarzania danych osobowych:
1) koordynator/zespół po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych;
2) dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy;
3) dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
4) w przypadku, o którym mowa w pkt 3 dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania, z zastrzeżeniem pkt 5;
5) w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych w ust. 3.
7. Charakter działań następczych
Działania następcze muszą być odpowiednie, uwzględniające w szczególności czynności podjęte w celu zweryfikowania informacji o naruszeniu prawa, uwzględniające adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia naruszenia prawa, mające na celu zapobiegnięcie dalszym naruszeniom.
8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi
Sygnalista podlega ochronie prawnej od momentu zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia stanowi informację o naruszeniu prawa.
9. Warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art.16
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
10. Zachęca się do skorzystania w pierwszej kolejności z procedury wewnętrznej, opublikowanej w na stronie BIP w zakładce Urząd Miejski/ sygnalista.
11. Rzecznik Praw Obywatelskich