Zgłoszenie wyjazdu za granicę oraz powrotu

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2022 r., poz. 1191 ze zm.)

Wymagane dokumenty

• dowód osobisty lub paszport
• wypełniony formularz zgłoszenia

Opłaty

Bez opłat

Termin odpowiedzi

Zgłoszenia wyjazdu oraz powrotu dokonuje się bezpośrednio po złożeniu formularza zgłoszenia

Jednostka odpowiedzialna

Wydział Spraw Obywatelskich
ul. Wrocławska 256, pok. 15
Barbara Ruta, tel. +48 65 575 21 35
Marta Ślęzak, Hanna Bartkowiak, tel. +48 65 575 21 35

Uwagi

• Osoba, która wyjeżdża poza granice Rzeczypospolitej Polskiej na okres dłuższy niż 6 miesięcy, jest zobowiązana zgłosić swój wyjazd oraz powrót.
• Za osobę nieposiadająca zdolności do czynności prawnych lub posiadającą ograniczoną zdolność do czynności prawnych, czynności meldunkowych dokonuje jej przedstawiciel ustawowy, opiekun prawny lub inna osoba sprawująca nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu.
• Zgłoszenia wyjazdu za granicę oraz powrotu można dokonać osobiście lub przez pełnomocnika legitymującego się pisemnym pełnomocnictwem udzielonym na podstawie art. 33 § 2 Kpa.
• Zgłoszenia wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej na okres dłuższy niż 6 miesięcy oraz zgłoszenia powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej można dokonać także w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy ePUAP. Do tego konieczne jest posiadanie Profilu Zaufanego na platformie ePUAP lub bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2  ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) informujemy, że:
1. Administratorami są:

a) Burmistrz Gostynia mający siedzibę w Gostyniu, Rynek 2, 63-800 Gostyń – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej dokumentacji pisemnej;

b) Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie, ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;

c) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie, ul Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL.

2. Administratorzy wyznaczyli inspektorów ochrony danych, z którymi można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:

a) Administrator – Burmistrz Gostynia miasta wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować pisemnie na adres administratora, poprzez e-mail iod@um.gostyn.pl, telefonicznie 655752113.

b) Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

c) Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

3. Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisem szczególnym ustawy;

a) przez Burmistrza Gostynia - w celu wprowadzenia danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców – na podstawie art. 6a, art. 10, art. 11 oraz art. 50 ust. 1 pkt 2 ustawy o ewidencji ludności

b) przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL – na podstawie art. 2, art. 5 ust. 3 i 4 oraz art. 6 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności.

4.Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

- Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.

- Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

- służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;

- osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;

- osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody;

- jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

- Burmistrza Gostynia – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;

- Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;

- Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Burmistrz udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

5. Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo.

Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki:

- dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;

- dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;

- dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

6. Przysługuje prawo dostępu do danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

7. Dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,

- organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,

- organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,

- wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,

- wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

8. Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu  lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.