Udostępnianie danych z rejestru mieszkańców gminy Gostyń i rejestru PESEL

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2022 r., poz. 1191 ze zm.), rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2017 r., poz. 2482), rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 14 lipca 2022 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych (Dz. U. z 2022 r., poz. 1493.)

Wymagane dokumenty

• wypełniony formularz wniosku,
• dowód dokonania opłaty,
• wykazanie interesu prawnego do pozyskania danych – dołączenie kserokopii dokumentów świadczących o interesie prawnym oraz przedstawienie oryginałów tych dokumentów do wglądu)
• uwiarygodnienie interesu faktycznego, jeśli brak interesu prawnego.

Opłaty

za udostępnienie danych jednostkowych – 31,- zł

Opłatę należy wnieść na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Gostyniu

Bank BGŻ BNP Paribas S.A.
nr 90 1600 1462 1834 5236 6000 0005

Termin odpowiedzi

Do 7 dni od daty wpływu wniosku

Jednostka odpowiedzialna

Wydział Spraw Obywatelskich
ul. Wrocławska 256, pok. 15
Barbara Ruta, tel. +48 65 575 21 35
Marta Ślęzak, Hanna Bartkowiak, tel. +48 65 575  21 35

Tryb odwoławczy

Burmistrz wydaje decyzję administracyjną w przedmiocie udostępnienia danych osobowych tylko w przypadku odmowy udostępnienia.
Od decyzji przysługuje stronie prawo wniesienia odwołania do Wojewody Wielkopolskiego, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.

Uwagi

Zwolnione od opłaty są, przy wykonywaniu ich ustawowych zadań, następujące podmioty:

• organy administracji publicznej, sądy, prokuratura,
• organy Policji, Straży Granicznej, Służba Więzienna, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Służba Wywiadu Wojskowego, Służba Celna, Żandarmeria Wojskowa, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu, Biuro Ochrony Rządu, Centralne Biuro Antykorupcyjne, Szef Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, organy wyborcze i straże gminne (miejskie),
• komornicy sądowi – w zakresie niezbędnym do prowadzenia postępowania egzekucyjnego,
• organy kontroli skarbowej i wywiadu skarbowego,
• państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne oraz inne podmioty - w zakresie niezbędnym dla realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach,
• Polski Czerwony Krzyż - w zakresie danych osób poszukiwanych.

Odpłatnie dane udostępnia się:

• osobom i jednostkom organizacyjnym - jeżeli wykażą w tym interes prawny,
• jednostkom organizacyjnym - jeżeli po ich wykorzystaniu w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osób, których dane dotyczą,
• innym osobom i jednostkom organizacyjnym - jeżeli uwiarygodnią one interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą.

Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2  ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) informujemy, że:
1. Administratorami są:

a) Burmistrz Gostynia mający siedzibę w Gostyniu, Rynek 2, 63-800 Gostyń – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej dokumentacji pisemnej;

b) Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie, ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;

c) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie, ul Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL.

2. Administratorzy wyznaczyli inspektorów ochrony danych, z którymi można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:

a) Administrator – Burmistrz Gostynia miasta wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować pisemnie na adres administratora, poprzez e-mail iod@um.gostyn.pl, telefonicznie 655752113.

b) Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

c) Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

3. Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisem szczególnym ustawy;

a) przez Burmistrza Gostynia - w celu wprowadzenia danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców – na podstawie art. 6a, art. 10, art. 11 oraz art. 50 ust. 1 pkt 2 ustawy o ewidencji ludności

b) przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL – na podstawie art. 2, art. 5 ust. 3 i 4 oraz art. 6 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności.

4.Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

- Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.

- Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

- służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;

- osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;

- osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody;

- jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

- Burmistrza Gostynia – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;

- Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;

- Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Burmistrz udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

5. Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo.

Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki:

- dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;

- dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;

- dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

6. Przysługuje prawo dostępu do danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

7. Dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,

- organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,

- organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,

- wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,

- wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

8. Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu  lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.