Podstawa prawna

ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 463 ze zm.), ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r. poz. 1000 ze zm.)

Wymagane dokumenty

1. wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego aktu sporządzonego za granicą
2. oryginalny odpis zagranicznego aktu stanu cywilnego z jego tłumaczeniem na język polski przez tłumacza przysięgłego
3. do wglądu - dokumenty stwierdzające tożsamość

Opłaty

Opłata skarbowa:

• za sporządzenie aktu - 50,00 zł
• za uzupełnienie aktu - 39,00 zł

Termin odpowiedzi

Do 30 dni (po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego), a w sprawach szczególnie skomplikowanych do 60 dni.

Jednostka odpowiedzialna

Urząd Stanu Cywilnego
Ratusz, Rynek 2, pok. 4
Katarzyna Gubańska, tel. +48 65 575 21 61
Magdalena Kozyra, tel. +48 065 575 21 62

Tryb odwoławczy

Odwołanie wnosi się do Wojewody Wielkopolskiego w Poznaniu za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie.

Uwagi

Jeżeli wniosek jest składany za pośrednictwem osób, których akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, małżonek, przedstawiciel ustawowy), wówczas wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe upoważniające pełnomocnika do dokonania transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego. Pełnomocnictwo udzielone wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu zwolnione jest z opłaty skarbowej. W pozostałych przypadkach winno być opłacone opłatą skarbową w wysokości 17,00 zł.

Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) informujemy, że:

1. Administratorami są:
1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru PESEL,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie,
3. Burmistrz Gostynia, mający siedzibę w Gostyniu (63-800), Rynek 2 - w zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego.
2. Administratorzy wyznaczyli Inspektorów ochrony danych. Z inspektorami można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.:
1. Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
2. Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
3. Administrator – Burmistrz Gostynia wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować pisemnie na adres administratora, poprzez e-mail iod@um.gostyn.pl, telefonicznie 655752113.
3. Dane będą przetwarzane na podstawie wskazanej wyżej ustawy w celu:
• sporządzenia aktu urodzenia dziecka
• sporządzenia aktu małżeństwa
• sporządzenia aktu zgonu
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
• wydania dokumentów z akt zbiorowych
• zameldowania
• nadania numeru PESEL.
4. Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
5. Burmistrz Gostynia udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL. Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
6. Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:
1. 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2. 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
7. Przysługuje prawo dostępu do danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
8. Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:
1. kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
2. kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.
9. Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.