Kontrole w Urzędzie Miejskim  - Kontrole zewnętrzne 

Starostwo Powiatowe w Gostyniu

10/10/2016 r.

1. Realizacja  zadań  przez Szefa Obrony Cywilnej Gminy Gostyń. 2.Aktualność Planów OC Gminy Gostyń. 3.Przygotowanie i zapewnienie sprawności działania systemu wykrywania i alarmowania oraz wczesnego ostrzegania  (SOA)na terenie gminy oraz organizacja i prowadzenie treningów SOA. 4.Przeprowadzanie szkoleń oraz spotkań roboczych dotyczących OC.

Marian Radecki Kierownik Biura Zarządzania Kryzysowego Starostwa Powiatowego w Gostyniu

Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Gostyniu

28/07/2016

Stan sanitarno - porządkowy przystanków autobusowych na terenie miasta Gostynia

Jolanta Hodowana - Kierownik Sekcji Higieny Komunalnej

Starostwo Powiatowe w Gostyniu

od 19/10/2015 do 19/10/2015

1. Realizacja  zadań  przez Szefa Obrony Cywilnej Gminy Gostyń. 2.Aktualność Planów OC Gminy Gostyń. 3.Przygotowanie i zapewnienie sprawności działania systemu wykrywania i alarmowania oraz wczesnego ostrzegania  (SOA)na terenie gminy oraz organizacja i prowadzenie treningów SOA. 4.Przeprowadzanie szkoleń oraz spotkań roboczych dotyczących OC.

Sławomir Wojtkowiak – inspektor w Biurze Zarządzania Kryzysowego, Starostwa Powiatowego w Gostyniu

1.Na podstawie przedstawionych dokumentów należy stwierdzić, że podstawowe zadania z zakresu OC są realizowane w sposób właściwy. 2.Zaleca się prowadzenie na bieżąco aktualizacji Planu OC Gminy oraz terminowo realizować zad. z zakresu OC i ZK, zawarte w „Wykazie zadań dla Szefów OC Gminy”, nałożone przez Szefa OC Powiatu. 3.W celu dalszej poprawy efektywności  SOiA ludności, jako jednego z istotniejszych elementów SOA, proponuje się zabezpieczenie środków  finansowych w budżecie gminy na zakup i montaż kolejnych elektronicznych syren szczelinowych, które w znaczący sposób polepsza i uskutecznia powiadamianie ludności o mogących wystąpić zagrożeniach.

Kamil Roszkiewicz - Kierownik zespołu kontrolnego,

Raport z czynności kontrolnych nr UM15/313,322,323/0620/15

Urząd Marszałkowski Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu

od 03/07/2015 do 03/07/2015

kontrola trwałości projektu : UDA – RPWP.02.02.02- 30-007/10-00
z dnia 29.09.2010 r. „Budowa drogi łączącej drogę wojewódzką nr 434 z ul. Nad Kanią w Gostyniu” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata
 2007 - 2013

Michał Oleszczuk – Główny Specjalista   w Oddziale Kontroli na Miejscu  Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego UMWW w Poznaniu – kierownik Zespołu Kontrolującego

Ilona Cieciora – Główny Specjalista w Oddziale Kontroli na Miejscu  Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego UMWW w Poznaniu

Informacja pokontrolna z dnia 6 lipca 2015 r.

Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu

od 20/01/2015 do 17/02/2015

Kontrola w przedmiocie wykorzystania i rozliczenia dotacji celowych udzielonych z budżetu państwa na realizację zadań w rozdziałach: 75011, 80104, 85415 oraz w obszarze przekazywania należnej Skarbowi Państwa części dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami

Marzena Świergocka - inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu

Bartosz Białkowski - starszy specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu

Wystąpienie pokontrolne z dnia 12.03.2015 r.

• realizacja zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy Gostyń,
• aktualność Planu Obrony Cywilnej Gminy Gostyń,
• przygotowanie i zapewnienie sprawności działania systemu wykrywania i alarmowania oraz wczesnego ostrzegania (SOA)na ter. gminy oraz organizacja i prowadzenie treningów SOA,
• przeprowadzanie szkoleń oraz spotkań roboczych dot. problematyki OC.

1. Na podstawie przedstawionej dokumentacji należy stwierdzić, że podstawowe zadania z zakresu obrony cywilnej realizowane są w sposób właściwy.
2. Zaleca się prowadzenie na bieżąco aktualizacji „Planu Obrony Cywilnej Gminy”, oraz terminowo realizować zadania z zakresu OC i ZK, zawarte w „Wykazie zadań dla Szefów OC Gminy”, nałożone przez szefa OC Powiatu.
3. W celu poprawy efektywności systemu ostrzegania i alarmowania ludności, jako jednego z istotniejszych elementów SOA, proponuje się zabezpieczenie środków finansowych w budżecie gminy na zakup i montaż elektronicznych syren szczelinowych, które w znaczny sposób polepszą i uskutecznią powiadamianie ludności o mogących wystąpić zagrożeniach.

1. Przedsięwzięcia związane z ustaleniem gotowości do realizacji zadań wynikających z "Planu operacyjnego funkcjonowania w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny" w tym:
   1. rozdziału zadań operacyjnych, przekazywanych do realizacji zadań przez podległe lub nadzorowane jednostki organizacyjne;
   2. wykonania niezbędnej dokumentacji planistycznej;
   3. stopnia przygotowania osób funkcyjnych do realizacji zadań zawartych w "Planie operacyjnym...".
2. Sprawdzenie stanu przygotowania systemu kierowania obroną miasta i gminy w czasie podnoszenia gotowości obronnej państwa w tym:
   1. aktualności dokumentacji stanowisk kierowania oraz planów przemieszczania;
   2. trafność przyjętej koncepcji przemieszczania i funkcjonowania organu na zapasowym miejscu pracy;
   3. stopień przygotowania osób funkcyjnych realizujących zadania ujęte w dokumentach planistycznych

• realizacja zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy Gostyń,
• aktualność Planu Obrony Cywilnej Gminy Gostyń,
• przygotowanie i zapewnienie sprawności działania systemu wykrywania i alarmowania oraz wczesnego ostrzegania (SOA)na ter. gminy oraz organizacja i prowadzenie treningów SOA,
• przeprowadzanie szkoleń oraz spotkań roboczych dot. problematyki OC.

1. Na podstawie przedstawionej dokumentacji należy stwierdzić, że podstawowe zadania z zakresu obrony cywilnej realizowane są w sposób właściwy, wymagają jednak ciągłej analizy i doskonalenia oraz poddawanie stałej kontroli własnej.
2. Zaleca się prowadzenie na bieżąco aktualizacji „Planu Obrony Cywilnej Gminy”, oraz terminowo realizować zadania z zakresu OC i ZK, zawarte w „Wykazie zadań dla Szefów OC Gminy”, nałożone przez szefa OC Powiatu.
3. W celu poprawy efektywności systemu ostrzegania i alarmowania ludności, jako jednego z istotniejszych elementów SOA, proponuje się zabezpieczenie środków finansowych w budżecie gminy na zakup i montaż elektronicznych syren szczelinowych, które w znaczny sposób polepszą i uskutecznią powiadamianie ludności o mogących wystąpić zagrożeniach, co potwierdzają syreny już zamontowane w innych gminach, udowadniając zasadność i celowość działania oraz szerokiego wykorzystania wszystkich możliwości tego urządzenia.

• Przekazać z komórek organizacyjnych Urzędu do archiwum zakładowego wszystkie akta kategorii A do roku 2009 włącznie
• Przekazać Archiwum Państwowemu księgi meldunkowe ludności (od połowy XIX w. do 1986 r.)
• Przekazać Archiwum Państwowemu tzw. Koperty dowodów osobistych osób zmarłych do roku 1989 włącznie, którym wydano dowód osobisty przed 1979 r.

• Kompleks sportowy Moje Boisko – Orlik 2012 w Gostyniu przy ulicy Słowackiego jest utrzymywany w stanie dobrym. Konserwacja i przeglądy są prowadzone na bieżąco zgodnie z przepisami. W wyniku kontroli nie stwierdzono naruszenia zasad wynikających z założeń programowych (ogólnodostępność, bezpłatność, zatrudnienie trenera środowiskowego) oraz prowadzenia na obiekcie działalności komercyjnej (brak reklam).
• W regulaminie zawarto zapis, iż korzystanie z boiska dla mieszkańców gminy Gostyń jest bezpłatne, co może zdaniem zespołu kontrolującego sugerować konieczność odpłatności dla innych użytkowników spoza gminy Gostyń. Zespół kontrolny wnioskuje o zmianę zapisu regulaminu w pkt 3.

Starostwo Powiatowe w Gostyniu

od 27/05/2011 do 27/05/2011

Kontrola problemowa realizacji zadań obrony cywilnej w okresie od 01.01.2011 r. do dnia kontroli

Kierownik Biura Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych Marian Radecki

Inspektor Bogdan Miłostan

1. Zaleca się prowadzenie na bieżąco aktualizacji „Planu Obrony Cywilnej Gminy”.
2. Na podstawie przeprowadzonej dokumentacji należy stwierdzić, że podstawowe zadania z zakresu obrony cywilnej realizowane są w sposób właściwy, wymagają jednak ciągłej analizy i doskonalenia oraz poddawanie stałej kontroli własnej.
3. W celu poprawy efektywności systemu ostrzegania i alarmowania oraz systemu łączności radiowej, jako elementów SOA, proponuje się zabezpieczenie środków finansowych w budżecie gminy na:
   1. kolejne zakupy i montaż elektronicznych syren szczelinowych, które w znaczący sposób polepszą i uskutecznią powiadamianie ludności o mogących wystąpić zagrożeniach, co potwierdziła zamontowana syrena na budynku Ratusza, udowadniając zasadność i celowość działania oraz szerokie wykorzystanie wszystkich możliwości tego urządzenia;
   2. dalszą modernizację cyfrowych radiotelefonów nasobnych.
4. Po opracowaniu „Gminnego Planu Zarządzania Kryzysowego” proszę przedłożyć go do zatwierdzenia Staroście Gostyńskiemu

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego

od 26/05/2010 do 02/06/2010

Zgodność wydatkowania środków dotacji przyznanych na realizację zadania „Budowa kompleksu boisk w ramach programu Moje Boisko – Orlik 2012”, dotyczącego budowy boiska piłkarskiego 62 × 30 pokrytego sztuczną trawą w Gostyniu”, określonego w umowie nr 6/DS./W/”Orlik”/08 z dnia 24 czerwca 2008 roku

Anna Woźna – główny specjalista Departamentu Sportu i Turystyki
Piotr Waszak – główny specjalista Departamentu Kontroli

·         wystąpić do wykonawcy robót budowlanych o udzielenie wymaganej gwarancji na ułożoną trawę syntetyczną,

·         przyjmować inwestycje do ewidencji środków trwałych w terminie zgodnym z obowiązującymi przepisami.

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego

od 26/05/2010 do 02/06/2010

Wykorzystanie środków dotacji przyznanych gminie na podstawie umowy nr 125/DS./AW/09 z dnia 15 czerwca 2009 roku na realizację zadania pn. "Remont zaplecza socjalnego OSiR w Gostyniu"

Anna Woźna – główny specjalista Departamentu Sportu i Turystyki
Piotr Waszak – główny specjalista Departamentu Kontroli

·         umowy z wykonawcami na wykonanie zadań dofinansowanych ze środków Samorządu Województwa każdorazowo realizować zgodnie z postanowieniami tych umów,

·         zapisy w dzienniku budowy prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami,

·         wyegzekwować od wykonawcy usunięcie wad i usterek w wyremontowanym obiekcie, zgodnie z postanowieniami umowy zawartej z wykonawcą, a także systematycznie monitorować stan techniczny używanego obiektu.

Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu

od 13/04/2010 do 24/06/2010

Realizacja przez gminę Gostyń w latach szkolnych 2007/2008 – 209/2010 (I semestr) wychowania przedszkolnego

·         stan i struktura placówek wychowania przedszkolnego

·         stopień upowszechnienia wychowania przedszkolnego wśród dzieci 3 – 6 lat oraz dostępność do usług świadczonych przez placówki przedszkolne

·         organizacja rocznego obowiązkowego wychowania przedszkolnego dzieci 6 – letnich

·         realizacja prawa dzieci 5 – letnich do rocznego przygotowania przedszkolnego

·         ustalenie wysokości opłat za świadczenia placówek wychowania przedszkolnego

·         finansowanie placówek wychowania przedszkolnego prowadzonych przez gminę oraz dotowanie przedszkoli prowadzonych przez inne organy

·         nadzór gminy nad działalnością przedszkoli w zakresie spraw finansowych i administracyjnych

·         współdziałanie gminy z organem sprawującym nadzór pedagogiczny

·         kwalifikacje, dokształcanie i doskonalenie zawodowe nauczycieli placówek wychowania przedszkolnego

Marek Rozwalka – specjalista kontroli państwowej z Najwyższej Izby Kontroli Delegatury w Poznaniu

Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie oceniła skontrolowaną działalność i jednocześnie wniosła następujące uwagi:

·         uzyskanie przez gminę pozytywnych opinii Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego oraz komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej o wszystkich lokalach, w których prowadzone są zajęcia w ramach punktów przedszkolnych

·         ustalenie organizacji punktów przedszkolnych

·         egzekwowanie terminowego składania do Urzędu Miejskiego w Gostyniu przez dyrektorów placówek wychowania przedszkolnego wniosków w sprawie doskonalenia zawodowego nauczycieli oraz sprawozdań o sposobie wykorzystania tych środków

·         zapewnienie ogłaszania uchwalanych przez Radę Miejską w Gostyniu aktów prawa miejscowego, w tym dotyczących prowadzenia i finansowania placówek przedszkolnych

Kontrolę problemowa realizacji zadań zleconych w zakresie powszechnego obowiązku obrony RP

• pobór 2008 r.

• rejestracja przedpoborowych 2008 r.

• kwalifikacja wojskowa 2009 r.

• wykaz osób o nieuregulowanym stosunku do obowiązku służby wojskowej

• decyzje administracyjne z zakresu powszechnego obowiązku obrony RP

Andrzej Kmiećkowiak - Inspektor wojewódzki w Oddziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców WUW Delegatura w Lesznie

Zadania zlecone w zakresie powszechnego obowiązku obrony RP prowadzone są prawidłowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zaleceń nie wydano.

Kontrola celowości i zgodności z prawem gospodarowania środkami publicznymi oraz środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej i wywiązywania się z warunków finansowania pomocy w ramach realizacji ZPORR na lata 2007 -2008 - projekt nr Z/2.30/III/3.1/592/06/U/22/06

• zachowanie wystarczającej ścieżki audytu (rozporządzenie Komisji (WE) nr 438/2001

• zgodność z zasadami zawartymi w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 448/2004

• zgodność z zasadami wspólnotowymi (rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/199)

• wywiązywanie się z obowiązków w zakresie informacji i promocji

• wywiązywanie się z obowiązków w zakresie sprawozdawczości

• postęp rzeczowy projektu

Jerzy Greszka – inspektor kontroli skarbowej

Iwona Janiak – starszy komisarz skarbowy

Protokół

1. Realizacja zadań szefa Obrony Cywilnej Gminy,
2. Aktualność Planu Obrony Cywilnej Gminy Gostyń,
3. Gotowość wykonania Planu Reagowania Kryzysowego Gminy Gostyń,
4. Przygotowanie i zapewnienie sprawności działania Systemu Wczesnego Ostrzegania (SWO) i Systemu Wykrywania i Alarmowania (SWA), na terenie gminy oraz organizacja i prowadzenie treningów SWA,
5. Przeprowadzanie szkoleń oraz spotkań roboczych dotyczących problematyki obrony cywilnej.

• właściwy sposób prowadzenia spraw i zadań,
• plany OC aktualizowane na bieżąco,
• modernizować system łączności radiowej (wymieniać radiotelefony analogowe na cyfrowe),
• opracować i przekazać do zatwierdzenia Starosty gminny plan ewakuacji.

• kompletność i aktualność dokumentacji inwestycji
• zagwarantowanie wykonania zaplanowanego zakresu rzeczowego inwestycji w zawartych umowach
• stosowanie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień
• sposób i terminowość realizacji inwestycji
• wydatkowanie środków na finansowanie inwestycji
• terminowość realizacji inwestycji
• oddawanie do użytku zakończonych inwestycji

1. protokół,
2. realizacja zaleceń pokontrolnych Nr BK-01141/5/04.

 Kontrole w Urzędzie Miejskim  - Kontrole wewnętrzne 

• Wydatki związane z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń pracowników,
• Wydatki bieżące realizowane w paragrafach: 4210, 4270, 4300, 4410,
• Wydatki inwestycyjne,
• Procedury postępowania o udzielenie zamówień publicznych.

1. Wykonywane czynności dokumentować na bieżąco tak aby prowadzone akta stanowiły pełen obraz sprawy, a ich zawartość nie budziła wątpliwości co do zasadności podjętych działań.
2. Kopie przygotowanych pism wymagających akceptacji Burmistrza, opatrywać parafką pracownika przygotowującego pismo i akceptującego jego treść Naczelnika.
3. Na wpływających pismach Naczelnik Wydziału dokonywać będzie identyfikacji
   i stosownej dekretacji, a po zakończeniu sprawy akta systematycznie będą przedkładane Naczelnikowi w celu weryfikacji i akceptacji zawartych w niej dokumentów.
4. Powierzona pracownikowi Wydziału obsługa elektronicznego systemu obiegu korespondencji, potwierdzona zostanie na piśmie w jego zakresie czynności.

1. Wydatkowanie środków na poszczególne zadania - analiza dowodów księgowych;
2. Prawidłowość stosowania instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych;
3. Prawidłowość stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Wydziału Gospodarczego;
4. Prawidłowość stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych oraz regulaminu udzielania zamówień publicznych;
5. Analiza budżetu będącego w dyspozycji Wydziału Gospodarczego w zakresie planowania, zmian i sprawozdawczości.

1. Rozbiórki budynku przy ul.Wrocławskiej 7 sygn. akt Nr O.0913-3/04 (patrz załącznik nr 1);
2. Remontu elewacji ratusza sygn. akt Nr O.0913-4/04 (patrz załącznik nr 2);
3. Kostki brukowej sygn. akt Nr O.0913-5/04 (patrz załącznik nr 3);
4. Zakupu materiałów przeznaczonych do remontu sygn.akt Nr O.0913-6/04 (patrz załącznik nr 4);
5. Uszkodzenia samochodu osobowego Fiata DUCATO sygn. akt Nr O.0913-7/04 (patrz załącznik nr 5);
6. Tablic ogłoszeniowych dla sołectw sygn. akt Nr O.0913-8/04 (patrz załącznik nr 6).

1. Przy zastosowaniu adekwatnych mechanizmów kontrolnych i uwzględnieniu ponoszonej odpowiedzialności pracowników z tyt. realizowanych zadań, należy rozważyć możliwość podwyższenia progu kwotowego udzielanych zamówień publicznych, wymagających stosowania zapytania ofertowego.
2. Należy przeanalizować możliwość doprecyzowania zapisu w pkt. 6 ppkt.2 w instrukcji dokonywania zamówień do 14 000 euro (załącznik nr 5 regulaminu udzielania zamówień publicznych) w zakresie określenia terminu aktualizacji listy kwalifikowanych wykonawców.

1. Uaktualnić Regulamin Organizacyjny oraz zakresy czynności poszczególnych pracowników
2. Opracować i wdrożyć instrukcję w zakresie działań windykacyjnych
3. Przeszkolić pracownika w zakresie działań windykacyjnych oraz możliwości funkcjonującego systemu komputerowego
4. Właściwie dokumentować prowadzone sprawy, odzwierciedlając wykonane czynności
5. W ramach sprawowanego nadzoru dokonywać systematycznej analizy stanu zaległości i podejmować niezwłocznie aktywne działania zaradcze
6. Prowadzić działania z konsekwencją ich sfinalizowania, wykorzystując wdrożone przez organ stanowiący możliwości

• przeanalizowanie i aktualizację wdrożonych uregulowań wewnętrznych w zakresie organizacji pracy i wydatkowania środków publicznych z uwzględnieniem dodatkowych mechanizmów kontrolnych umożliwiających identyfikację osób odpowiedzialnych za celowość wydatkowanych środków na działalność kulturalną organizowaną w sołectwach oraz sposobu postępowania w przypadku wystąpienia odstępstw od obowiązujących zasad,
• przeanalizowanie zakresu czynności pracowników i podziału obowiązków w zakresie tzw. "czynności wrażliwych" , następujących bezpośrednio po sobie a wykonywanych przez tego samego pracownika,
• potwierdzanie dokonanych czynności kontrolnych w ramach sprawowanej kontroli bieżącej i następczej przez audytowaną jednostkę .

• dopełnianie przez organizacje pozarządowe formalności związanych z akceptacją zarówno ofert, jak i składanych sprawozdań przez wszystkie osoby uprawnione do składania skutecznego oświadczenia woli w imieniu danej organizacji,
• dokonywanie przez uprawnionego pracownika identyfikacji wykonanych czynności kontrolnych w składanych sprawozdaniach z realizacji zadania.

1. Opracować strategię promocji Gminy.
2. Przeanalizować i zintensyfikować działania w zakresie poszerzenia strefy przemysłowej w Czachorowie z uwzględnieniem mogących wystąpić czynników ryzyka.
3. Podjąć działania na rzecz przekazywania przez poszczególnych pracowników wydziałów do Biura Promocji , bieżącej informacji z działań komórki, stanowiących jednocześnie pakiet informacji z działalności Burmistrza.
4. Zaprowadzić i stosować listę kwalifikowanych wykonawców oraz przestrzegać zapisów zawartych umów z wykonawcami w zakresie terminowego przekazywania środków, sprawowanej kontroli realizacji zadania oraz formalnego potwierdzania i zatwierdzania złożonych dokumentów.
5. Uaktualnić zakres czynności inspektora ds. promocji i rozwoju gospodarczego.

1. Treść klauzul zawartych w projektach umów na świadczone usługi, omawiać z radcą prawnym i przestrzegać zapisów zaakceptowanych przez niego w projekcie umowy.
2. W przypadku dwóch równorzędnych ofert w formularzu z wyboru oferty wskazywać na argumenty decydujące o dokonaniu wyboru danego oferenta.
3. Przy organizacji szkoleń stosować listę obecności uczestników, potwierdzającą fakt przeprowadzenia szkolenia w danym czasie z określoną liczbą uczestników.
4. Skonsultować z radcą prawnym konieczność zachowania pełnego zapisu treści § 2 pkt.2 umowy na usługi. Po podpisaniu umowy egzekwować pełną informację przedkładaną w sprawozdaniu miesięcznym przez dofinansowane podmioty.
5. Corocznie przyjmować i realizować plany kontroli bieżącej wydatkowanych środków.

1. Przeanalizować wdrożone uregulowania wewnętrzne, posiadane zasoby osobowe, poziom ich zaangażowania i możliwości działania w funkcjonującym systemie oraz obieg informacji i reakcji na określone zdarzenie, który w miarę możliwości należy skrócić. Dostosować wdrożone uregulowania wewnętrzne (plan reagowania )
   do obowiązujących przepisów wprowadzonych w art. 5 ustawy z dnia 26.04.2007 r.
   o zarządzaniu kryzysowym ( Dz.U. nr 89, poz. 590) w wyznaczonym terminie.
2. Dokumentować wykonane czynności oraz egzekwować potwierdzenia odbioru przyjęcia informacji do wiadomości i stosowania lub udziału w danym przedsięwzięciu.

1. W poleceniach przelewu zwrotu wadium zawierać datę zamknięcia przetargu, będącą wskazówką ostatecznego terminu realizacji przelewu. Z uwagi na prowadzoną działalność w dwóch budynkach, rozważyć możliwość dogodnej formy kontroli i monitoringu przekazywanej dokumentacji do Wydziału Finansowego.
2. Uzupełniać pkt.9 formularza opisu nieruchomości poprzez zapis dokonanych spostrzeżeń i uwag o przedmiotowej nieruchomości, będący jednocześnie propozycją Wydziału w danej sprawie. Przeprowadzać konsultacje społeczne zgodnie z wdrożoną zmianą w planie przebiegu procesu PP-05-205.
3. Przeanalizować zakres czynności Z-cy Naczelnika Wydziału i dokonać stosownych korekt w zakresie wykonywanych i jednocześnie nadzorowanych przez nią czynności.

1. Rozważyć konieczność uzupełnienia zakresów czynności pracowników o zadanie
   w zakresie pozyskania i realizacji zadań ze środków unijnych.
2. Poszerzyć zakres zadań koordynatora o selekcję ofert szkoleniowych.
3. Podjąć niezwłocznie decyzję w zakresie ustabilizowania sytuacji kadrowej w Biurze Promocji.

1. Ustalić zastępstwo aktywne dla stanowiska inspektora ds. planowania i analiz .
   W przypadku braku możliwości wyznaczenia osoby zastępującej, kierownik jednostki powinien wziąć pod uwagę inne formy zabezpieczające przed wzrostem ryzyka
   w postaci utraty ciągłości działania na tym stanowisku pracy.
2. Żądać potwierdzenia odbioru przekazywanych informacji w zakresie planowania
   i wykonania budżetu.
3. W przypadku zmian na stanowiskach monitorujących działania w zakresie planowania i wykonania budżetu, należy mieć na uwadze wzmocnienie nadzoru na tym stanowisku w okresie natężenia składanych informacji i wniosków przez jednostki organizacyjne.

1. Przy podziale obowiązków uwzględniać rozdzielenie czynności wykonawczych
   od decyzyjnych oraz identyfikować wykonane czynności przez uprawnionego pracownika.
2. Podejmować systematyczne działania poprzedzające wszczęcie postępowania egzekucyjnego .
3. W celu posiadania bieżącej informacji o możliwościach odzyskania zaległości, korzystać z prawa dokonywania zapytań organu egzekucyjnego o stanie sprawy
   i dokumentować wykonane czynności.
4. Przy opracowaniu procedur dot. poboru podatków rozważyć możliwość uwzględnienia wewnętrznych uregulowań dot. egzekucji podatku.

1. Opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury dotyczące organizacji pracy sekcji z uwzględnieniem odpowiednich mechanizmów kontrolnych i kontroli wewnętrznej.
2. Przestrzegać w praktyce wymogów określonych w Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych przy przyjmowaniu dokumentów.
3. Wystąpić o udzielenie stosownych upoważnień dla pracowników socjalnych.
4. Potwierdzać fakt weryfikacji danych na podstawie dokumentów przedłożonych do wglądu przez wnioskodawców.
5. Przeprowadzać wywiady środowiskowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6. Planowanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w zakresie prawidłowości naliczania i wypłat dodatków mieszkaniowych w jednostce.
7. Prowadzenie nadzoru i kontroli także w badanym zakresie przez jednostkę nadrzędną.

• opracowanie procedur kontroli finansowej, zawierających m.in. określenie zadań przy wykonywaniu, których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej jednostki,
• podjęcie działań zmierzających do pisemnej identyfikacji ryzyka ze szczególnym uwzględnieniem czynników sprzyjających wystąpieniu ryzyka o charakterze finansowym,
• dokonanie samooceny funkcjonowania systemu kontroli finansowej zgodnie
  z Wytycznymi do samooceny kontroli finansowej ogłoszonej przez Ministra Finansów,
• opracowanie instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu.
• przeanalizowanie i aktualizację wdrożonych uregulowań wewnętrznych dot. m.in. gospodarki kasowej, ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania oraz przyjętej polityki rachunkowości,
• podjęcie działań zmierzających do opracowania procesu przebiegu postępowania przy poborze, udzielaniu ulg i umorzeń podatków i opłat,
• przestrzeganie obowiązujących przepisów i wdrożonych uregulowań wewnętrznych
  w zakresie gospodarki kasowej oraz drukami ścisłego zarachowania,
• potwierdzanie dokonanych czynności i sprawdzeń na tzw. "drugą rękę" przed akceptacją, poprzez złożenie podpisu umożliwiającego właściwą identyfikację poszczególnych wykonawców ,

• podjęcie działań w kierunku właściwego planowania wykorzystania zasobów oraz zmian mogących przyczynić się do zwiększenia dochodów z tyt. czynszu dzierżawnego nieruchomości,
• opracowania procesu przebiegu postępowania przy dzierżawie nieruchomości,
• przestrzegania obowiązujących zasad dot. gromadzenia niezbędnych informacji, będących podstawą działania w danej sprawie,
• dokonywanie sprawdzenia wykonanych czynności na tzw. „drugą rękę” i potwierdzanie ich podpisami, przed akceptacją dokumentu przez uprawnioną osobę,
• przestrzeganie przepisów prawa związanych z prowadzonymi przetargami,
• właściwe naliczanie i egzekwowanie odsetek od wpłaty dokonanych po terminie ustalonym w umowie.

• uaktualnienie karty stanowiska pracy z wyznaczeniem innej osoby aktywnie zastępującej inspektora ds. lokalowych,
• autoryzowanie zredagowanych pism, wykonanych obliczeń oraz potwierdzanie odbiór zarejestrowanych wniosków przez pracownika prowadzącego sprawy z badanego zakresu.

• uzupełnić "Instrukcję obiegu dokumentów i kontroli dowodów finansowo-księgowych" o regulacje dot. postępowania przy poborze gotówki i jej rozliczania, uaktualnić inne przepisy wewnętrzne oraz przestrzegać ich stosowania,
• potwierdzać wykonanie kontroli odpowiednimi dokumentami i przedkładać je Naczelnikowi Wydziału w celu akceptacji,
• przekazywać do Wydziału Finansowego okresowe zestawienia dot. wydanych decyzji i wysokości naliczonych opłat, z terminem zapłaty, które będą podstawą do ich wyegzekwowania,
• uaktualnić zakres obowiązków i odpowiedzialności, zgodnie z zakresem wykonywanych czynności, a także wspierać pracowników poprzez odpowiednio zaprojektowany system szkoleń,
• wyposażyć pracowników obsługujących miejsca parkingowe w identyfikatory.